Erst der Ablauf,
dann die Technik.

Die Inventur beginnt nicht im Dezember.Sie beginnt an dem Tag, an dem eine Ware ins Haus kommt und niemand sie erfasst. Was im Dezember passiert, ist deshalb keine Zählung, sondern eine Rekonstruktion. Zwei Leute laufen durch das Lager, finden Abweichungen und versuchen zu erklären, was im Mai passiert ist. Erklären kann es keiner mehr. Der Unterschied liegt nicht in der Software, sondern in einer Entscheidung: ▪ Jede Bewegung wird dort erfasst, wo sie stattfindet, nicht abends im Büro. ▪ Zugang kommt vom Lieferschein, Abgang vom Auftrag. ▪ Abweichungen melden sich, wenn sie entstehen, nicht nach 12 Monaten. ▪ Die Inventur bestätigt dann nur noch, was ohnehin im System steht. Das ist keine Großinstallation. In den meisten Betrieben stehen die Systeme längst, sie reden nur nicht miteinander. Wenn Sie dieses Jahr wieder zwei Tage im Lager verbringen: Notieren Sie dabei, an welcher Stelle die Abweichungen entstanden sind. Diese Liste ist die beste Grundlage für den Januar.

Welche drei Programme reden bei Ihnen nicht miteinander?Fast jeder Betrieb kann diese Frage sofort beantworten. Meistens sind es das kaufmännische System, die Zeiterfassung und eine Liste, die seit Jahren die Lücke zwischen beiden füllt. ▪ Wo tippen Sie dasselbe zweimal? ▪ Wo entsteht dabei regelmäßig ein Fehler? ▪ Wer merkt ihn als Erster, und wie spät ist das? Die Verbindung zwischen zwei Systemen ist selten das große Projekt, für das sie gehalten wird. Das große Projekt ist die Entscheidung, welche Information künftig wo geführt wird. Schreiben Sie die drei Namen auf. Mehr ist für den Anfang nicht nötig.

Die E-Rechnung ist selten ein Grund, die Software zu wechseln.Der häufigste Satz in Gesprächen zur E-Rechnung lautet: Dann brauchen wir wohl ein neues Programm. In den meisten Fällen stimmt das nicht. ▪ Viele verbreitete Programme beherrschen XRechnung oder ZUGFeRD bereits, oft in einem Modul, das nie aktiviert wurde. ▪ Wo das nicht reicht, genügt häufig ein Zwischenschritt, der aus der vorhandenen Rechnung das Format erzeugt. ▪ Ein Wechsel kostet Einarbeitung, Datenübernahme und Geduld. Dafür sollte es einen besseren Grund geben als eine Formatpflicht. Prüfen lässt sich das an einem Vormittag: Welche Version läuft, was kann sie, was fehlt. Erst danach stellt sich die Frage nach einem Wechsel, und meistens stellt sie sich nicht mehr. Für viele Betriebe im Mittelstand gilt der 1. Januar 2027. Ob Ihr Betrieb darunter fällt, beurteilt Ihre Steuerkanzlei.