Erst der Ablauf,
dann die Technik.

In zehn Wochen gilt die Pflicht.Für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz beginnt die Ausstellungspflicht am 1. Januar 2027. Alle übrigen folgen 2028. Ob Ihr Betrieb darunter fällt, beurteilt Ihre Steuerkanzlei. Zehn Wochen sind genug, wenn man jetzt anfängt, und knapp, wenn man im Dezember anfängt. Dazwischen liegen Weihnachten und der Jahresabschluss. Was in diesen zehn Wochen wirklich zu tun ist: ▪ Prüfen, was Ihr vorhandenes Programm kann. Oft mehr als gedacht, manchmal steckt es in einem Modul, das nie aktiviert wurde. ▪ Festlegen, wer die ausgehenden Rechnungen erzeugt und wer sie prüft. ▪ Einmal eine echte E-Rechnung an einen echten Kunden schicken, bevor es Pflicht ist. ▪ Klären, was mit den Rechnungen passiert, die Sie empfangen. Die Pflicht dazu läuft seit Januar 2025. Das Format selbst ist der kleinste Teil. Die Arbeit steckt in der Kette davor: Aufmaß, Stunden, Material, Freigabe. Wer diese Kette von Hand führt, bekommt keine Entlastung, sondern eine Pflicht mehr am Ende einer Kette, die ohnehin hakt. Erst der Ablauf, dann das Format.

Montag, 6 Uhr. Der Zettel liegt im Auto.Darauf stehen die Stunden der vergangenen Woche. Im Auftrag stehen sie nicht. ▪ Die Abrechnung wartet auf einen Zettel. ▪ Der Zettel wartet auf einen Montag. ▪ Gemerkt wird es, wenn der Monat zu ist. Niemand hat hier etwas falsch gemacht. Der Zettel ist das schnellste Werkzeug, das auf einer Baustelle zur Verfügung steht, und solange das so ist, nimmt jeder den Zettel. Deshalb ist die Frage nicht, wie man die Leute zur Eingabe erzieht. Die Frage ist, ob die Erfassung dort möglich ist, wo die Arbeit stattfindet, in einer Minute, ohne Schulung. Wer das hinbekommt, verkürzt nicht nur den Weg zur Rechnung. Er bekommt zum ersten Mal eine Nachkalkulation, die stimmt. Wie viele Tage liegen bei Ihnen zwischen der letzten Stunde auf der Baustelle und der Rechnung beim Kunden?

Die Inventur beginnt nicht im Dezember.Sie beginnt an dem Tag, an dem eine Ware ins Haus kommt und niemand sie erfasst. Was im Dezember passiert, ist deshalb keine Zählung, sondern eine Rekonstruktion. Zwei Leute laufen durch das Lager, finden Abweichungen und versuchen zu erklären, was im Mai passiert ist. Erklären kann es keiner mehr. Der Unterschied liegt nicht in der Software, sondern in einer Entscheidung: ▪ Jede Bewegung wird dort erfasst, wo sie stattfindet, nicht abends im Büro. ▪ Zugang kommt vom Lieferschein, Abgang vom Auftrag. ▪ Abweichungen melden sich, wenn sie entstehen, nicht nach 12 Monaten. ▪ Die Inventur bestätigt dann nur noch, was ohnehin im System steht. Das ist keine Großinstallation. In den meisten Betrieben stehen die Systeme längst, sie reden nur nicht miteinander. Wenn Sie dieses Jahr wieder zwei Tage im Lager verbringen: Notieren Sie dabei, an welcher Stelle die Abweichungen entstanden sind. Diese Liste ist die beste Grundlage für den Januar.