Erst der Ablauf,
dann die Technik.

Er hat Urlaub. Zwei Wochen.Und damit steht ein Teil Ihres Betriebs still. ▪ Der Ablauf steht nirgends geschrieben. ▪ Jede Rückfrage ging bisher an ihn. ▪ Bis er zurück ist, bleibt die Sache liegen. Das ist kein Vorwurf an ihn. Im Gegenteil, er hat den Ablauf über Jahre so geformt, dass er funktioniert. Das Problem ist, dass er nur in seinem Kopf existiert. In Gesprächen frage ich deshalb nicht, was automatisiert werden soll. Ich frage, was passiert, wenn eine bestimmte Person zwei Wochen weg ist. Die Antwort zeigt zuverlässiger als jede Auswertung, wo die Abhängigkeiten liegen. Der erste Schritt kostet kein Geld: Lassen Sie den Ablauf von der Person selbst aufschreiben, in normalen Sätzen, eine Seite. Zwei Dinge passieren dabei regelmäßig. Erstens stellt sich heraus, dass drei Schritte überflüssig sind. Zweitens merkt die Person selbst, wie viel sie trägt. Automatisieren kann man erst danach. Vorher weiß niemand genau, was eigentlich gebaut werden soll.

Das Angebot liegt seit drei Wochen.Niemand hat nachgefasst. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil das Nachfassen an Erinnerung hängt. Erinnerung ist in einem vollen Betrieb der unzuverlässigste Baustein, den es gibt. Sie funktioniert, solange zehn Angebote draußen sind. Bei vierzig funktioniert sie nicht mehr, und man merkt den Unterschied nicht, weil ein vergessenes Angebot keinen Lärm macht. So sieht es aus, wenn der Ablauf die Erinnerung übernimmt: ▪ Jedes Angebot bekommt beim Versand ein Datum und einen Zuständigen. ▪ Nach 14 Tagen ohne Antwort entsteht eine Aufgabe, keine Mail an alle. ▪ Der Stand jedes Angebots ist sichtbar, ohne dass jemand gefragt werden muss. ▪ Wird es angenommen, wird daraus ein Auftrag und keine neue Erfassung. Das ist kein Vertriebssystem für 20.000 Euro. Das ist eine Liste mit Datum, an der eine Erinnerung hängt. Fragen Sie heute einmal nach, wie viele Angebote aus dem September noch ohne Rückmeldung sind. Die Zahl überrascht die meisten.

Im Dezember bauen wir nichts Neues.Das kostet uns Aufträge und wir machen es trotzdem. ▪ Der Jahresabschluss bindet genau die Leute, die eine Einführung tragen müssten. ▪ Urlaub reißt jede Umstellung auseinander, und zwar immer in der zweiten Woche. ▪ Was zwischen zwei Feiertagen anfängt, wird im Januar nicht fortgesetzt, sondern vergessen. Es gibt deshalb zwei brauchbare Zeitpunkte. Jetzt, mit Abschluss vor dem 15. Dezember. Oder der Januar, mit Vorbereitung im Dezember. Was im Dezember dagegen sehr gut funktioniert: aufschreiben, was dieses Jahr Zeit gekostet hat, solange man sich noch ärgert. Diese Liste ist im Januar mehr wert als jedes Angebot.