Erst der Ablauf,
dann die Technik.

Drei Dokumente, ein Vorgang.Bestellung, Lieferschein, Rechnung. Jemand legt alle drei nebeneinander und vergleicht: Stimmt die Menge, stimmt der Preis, ist überhaupt geliefert worden? Bei fünfzig Eingangsrechnungen im Monat ist das ein halber Arbeitstag. Meist stimmt alles. Die Arbeit entsteht nicht durch die Fehler, sondern durch das Suchen nach ihnen. Die einfache Lösung: Der Abgleich läuft automatisch, und Ihnen werden nur die Abweichungen vorgelegt. Statt fünfzig Vorgängen prüfen Sie drei. Nebenbei fällt auch das auf, was heute durchrutscht: die Preiserhöhung, die niemand angekündigt hat. Erst der Ablauf, dann die Technik.

4 Stellen, an denen Kanzleien nacharbeiten.Eine Kanzlei kann noch so digital arbeiten, DATEV-zertifiziert, Mandantenportal, Belegverwaltung in der Cloud. Was ankommt, entscheidet sich trotzdem im Büro des Mandanten. Vier Stellen fallen dabei am deutlichsten auf: ▪ Belege und Rechnungen, die gesammelt statt laufend kommen ▪ Daten aus Kasse oder Warenwirtschaft, die per Hand in die Buchhaltung wandern ▪ Stundenzettel und Abwesenheiten für die Lohnabrechnung ▪ Eingangsrechnungen und Bestellungen bei Lieferanten Alle vier lassen sich ohne künstliche Intelligenz lösen, meist mit den Programmen, die im Betrieb ohnehin schon stehen. Es fehlt kein Werkzeug, es fehlt ein Ablauf. An Kanzleien: Wenn Sie bei Mandanten sehen, dass hier regelmäßig nachgearbeitet wird, sprechen Sie uns an. Wir kümmern uns um die Seite des Betriebs, Sie behalten die Mandantenbeziehung.

Manchmal raten wir ab.Nicht jeder Ablauf gehört automatisiert. Drei Fälle, in denen wir Nein sagen: ▪ Etwas passiert zehnmal im Jahr. Der Aufwand für den Aufbau ist höher als die Ersparnis, und der Ablauf wird verlernt, weil er zu selten vorkommt. ▪ Etwas dauert zwei Minuten und ist in einem Schritt erledigt. Handarbeit ist hier schlicht das günstigere Werkzeug. ▪ Etwas ändert sich nächstes Jahr ohnehin. Wer auf wackligem Grund baut, baut zweimal. Das kostet uns Aufträge. Aber ein Projekt, das sich nicht rechnet, kostet uns den Kunden. Fragen Sie jeden, der Ihnen Automatisierung verkaufen will, wo er abraten würde. Wer darauf keine Antwort hat, hat sich Ihren Betrieb nicht angesehen.