Erst der Ablauf,
dann die Technik.

Manchmal raten wir ab.Nicht jeder Ablauf gehört automatisiert, und das zu sagen gehört zur Arbeit dazu. ▪ Was zehnmal im Jahr vorkommt, ist im Aufbau teurer als die Ersparnis. Außerdem wird der Umgang damit zwischendurch verlernt. ▪ Was zwei Minuten dauert und in einem Schritt erledigt ist, bleibt von Hand das günstigere Werkzeug. ▪ Was sich im nächsten Jahr ohnehin ändert, baut man zweimal. Es gibt noch einen vierten Fall, und der ist der ergiebigste: Manche Abläufe existieren nur, weil sie immer existiert haben. Eine Liste, die niemand liest. Ein Bericht, der für einen Mitarbeiter gebaut wurde, der seit drei Jahren woanders arbeitet. Bevor wir etwas bauen, fragen wir deshalb, wer das Ergebnis wirklich braucht und was passiert, wenn es niemand mehr macht. Manchmal lautet die Antwort: nichts. Der schnellste Ablauf ist immer der, den es nicht mehr gibt.

Eine Stunde am Tag.So lange überträgt in vielen Betrieben jemand Zahlen von einem System ins nächste. Auf ein Arbeitsjahr gerechnet sind das 250 Stunden, also gut ein Achtel einer Vollzeitstelle. Diese Stunde beschwert sich bei niemandem. Genau das ist das Problem. Geschäftsführer kennen ihre Kosten genau: Material, Löhne, Fuhrpark, Versicherungen. Was in keiner Auswertung steht, ist die Zeit, die in Abläufen steckt, die nie jemand aufgeräumt hat. Deshalb frage ich in Gesprächen nie zuerst nach dem größten Ärgernis. Das Ärgernis kostet Nerven und ist laut. Die Wiederholung kostet Geld und ist leise. Rechnen können Sie das selbst, Sie brauchen drei Angaben: ▪ Wie oft kommt der Ablauf vor? ▪ Wie lange dauert er jedes Mal? ▪ Wie viele Personen sind beteiligt? Nehmen Sie sich dafür eine Woche und notieren Sie jede Tätigkeit, bei der Informationen von Hand übertragen werden. Sie werden feststellen: Der größte Posten ist selten der, über den am meisten geschimpft wird.

Er hat Urlaub. Zwei Wochen.Und damit steht ein Teil Ihres Betriebs still. ▪ Der Ablauf steht nirgends geschrieben. ▪ Jede Rückfrage ging bisher an ihn. ▪ Bis er zurück ist, bleibt die Sache liegen. Das ist kein Vorwurf an ihn. Im Gegenteil, er hat den Ablauf über Jahre so geformt, dass er funktioniert. Das Problem ist, dass er nur in seinem Kopf existiert. In Gesprächen frage ich deshalb nicht, was automatisiert werden soll. Ich frage, was passiert, wenn eine bestimmte Person zwei Wochen weg ist. Die Antwort zeigt zuverlässiger als jede Auswertung, wo die Abhängigkeiten liegen. Der erste Schritt kostet kein Geld: Lassen Sie den Ablauf von der Person selbst aufschreiben, in normalen Sätzen, eine Seite. Zwei Dinge passieren dabei regelmäßig. Erstens stellt sich heraus, dass drei Schritte überflüssig sind. Zweitens merkt die Person selbst, wie viel sie trägt. Automatisieren kann man erst danach. Vorher weiß niemand genau, was eigentlich gebaut werden soll.