Erst der Ablauf,
dann die Technik.

Nach vier Monaten nutzt es keiner mehr.Fast jeder Betrieb, mit dem wir sprechen, hat diese Erfahrung schon gemacht. Ein Werkzeug wurde eingeführt, alle waren dafür, und heute arbeitet wieder jeder wie vorher. Die Gründe sind fast immer dieselben: ▪ Nur einer im Haus konnte es bedienen. Als der in Urlaub ging, ging es nicht weiter. ▪ Es löste ein Problem, das niemand hatte. Der eigentliche Zeitfresser lag woanders. ▪ Der alte Weg war weiter erlaubt. Wenn der Zettel noch geht, nimmt jemand den Zettel. Deshalb fragen wir vor der Technik immer dasselbe: Wer bedient das, wenn Sie zwei Wochen weg sind, und was passiert mit dem alten Weg. Wer diese zwei Fragen nicht beantworten kann, sollte noch nichts einführen.

Drei Adressen für einen Kunden.Die Rechnungsadresse steht im Buchhaltungsprogramm. Der Ansprechpartner steht im Postfach. Die Notiz, dass er vormittags nie erreichbar ist, steht auf einem Zettel. Wenn der Kunde umzieht, wird eine der drei Stellen geändert. Welche, hängt davon ab, wer den Anruf entgegennimmt. Die einfache Lösung: ein Datensatz pro Kunde, den alle sehen und alle pflegen. Adresse, Ansprechpartner, letzte Aufträge, Notizen. Das ist kein Vertriebssystem für 300 Euro im Monat. Das ist die Entscheidung, dass es eine gültige Fassung gibt statt drei Meinungen. Erst der Ablauf, dann die Technik.

Das Postfach entscheidet, was heute wichtig ist.Zweihundert Mails im Eingang. Die Rechnung vom Lieferanten steht zwischen einem Newsletter und einer Werbemail. Was zuerst gelesen wird, entscheidet die Reihenfolge des Eingangs, nicht die Dringlichkeit. Die einfache Lösung sind Regeln, keine Software: Absender oder Betreff bestimmen den Ordner. Rechnungen in einen, Kundenanfragen in einen zweiten, Newsletter in einen dritten. Zwei, drei Regeln decken meist achtzig Prozent ab. Das dauert eine halbe Stunde und läuft danach für immer. Erst wenn das steht, lohnt sich die Frage, ob ein Modell beim Antworten hilft. Vorher sortiert es nur das Chaos schneller. Erst der Ablauf, dann die Technik.