Erst der Ablauf,
dann die Technik.

Der Kunde fragt nach dem Stand, Sie fragen im Betrieb nach.Ein Anruf, eine einfache Frage. Trotzdem dauert die Antwort zwei Stunden: Sie rufen bei der Baustelle an, dort geht niemand ran, später rufen Sie den Kunden zurück. Dabei wurden drei Leute unterbrochen. Der eigentliche Aufwand ist nicht die Auskunft. Es ist das Beschaffen der Auskunft. Die einfache Lösung: Der Stand läuft am Auftrag mit. Wer draußen etwas erledigt, setzt einen Haken, und im Büro kann jeder Auskunft geben, ohne nachzufragen. Nebenbei gewinnen Sie etwas, das schwer zu kaufen ist: Der Kunde bekommt sofort eine Antwort. Das merkt er sich länger als den Preis. Erst der Ablauf, dann die Technik.

Bevor Sie etwas automatisieren, prüfen Sie, ob es weg kann.In fast jedem Betrieb gibt es Abläufe, die nur noch existieren, weil sie immer existiert haben. Eine Liste, die niemand liest. Ein Bericht, der für einen Mitarbeiter gebaut wurde, der seit drei Jahren woanders arbeitet. Bevor wir irgendetwas bauen, stellen wir drei Fragen: ▪ Wer braucht das Ergebnis wirklich? ▪ Was passiert, wenn es niemand mehr macht? ▪ Wann wurde das zuletzt hinterfragt? Überraschend oft fällt dabei etwas ersatzlos weg. Das ist das beste Ergebnis, das ein solches Gespräch haben kann: Ein abgeschaffter Ablauf kostet null im Aufbau und null im Betrieb. Der schnellste Ablauf ist immer der, den es nicht mehr gibt.

Drei Dokumente, ein Vorgang.Bestellung, Lieferschein, Rechnung. Jemand legt alle drei nebeneinander und vergleicht: Stimmt die Menge, stimmt der Preis, ist überhaupt geliefert worden? Bei fünfzig Eingangsrechnungen im Monat ist das ein halber Arbeitstag. Meist stimmt alles. Die Arbeit entsteht nicht durch die Fehler, sondern durch das Suchen nach ihnen. Die einfache Lösung: Der Abgleich läuft automatisch, und Ihnen werden nur die Abweichungen vorgelegt. Statt fünfzig Vorgängen prüfen Sie drei. Nebenbei fällt auch das auf, was heute durchrutscht: die Preiserhöhung, die niemand angekündigt hat. Erst der Ablauf, dann die Technik.