Erst der Ablauf,
dann die Technik.

Zum 1. Januar steigen Ihre Preise.Die Entscheidung dauert eine Stunde. Das Nachziehen dauert Wochen. ▪ Die Preisliste im Ordner. ▪ Die Vorlage im Angebot. ▪ Der Katalog auf der Webseite. ▪ Der Stundensatz in der Zeiterfassung. ▪ Die Rahmenverträge, die noch laufen. Das Problem ist selten die Zahl. Das Problem ist, dass niemand die vollständige Liste kennt, an welchen Stellen ein Preis steht. Deshalb schreibt im Februar noch jemand ein Angebot mit dem alten Satz, und niemand merkt es, bis die Rechnung geschrieben wird. Eine Übung für diese Woche: Lassen Sie jeden im Haus aufschreiben, wo er einen Preis nachschlägt. Sie bekommen mehr Stellen genannt, als Sie erwarten, und Sie finden mindestens eine Liste, die seit Jahren niemand gepflegt hat. Wenn ein Preis an einer Stelle steht und alle anderen sich davon bedienen, ist die Erhöhung eine Eingabe. Dahin kommt man nicht mit einem neuen Programm, sondern mit einer Entscheidung, welche Stelle die führende ist.

Manchmal raten wir ab.Nicht jeder Ablauf gehört automatisiert, und das zu sagen gehört zur Arbeit dazu. ▪ Was zehnmal im Jahr vorkommt, ist im Aufbau teurer als die Ersparnis. Außerdem wird der Umgang damit zwischendurch verlernt. ▪ Was zwei Minuten dauert und in einem Schritt erledigt ist, bleibt von Hand das günstigere Werkzeug. ▪ Was sich im nächsten Jahr ohnehin ändert, baut man zweimal. Es gibt noch einen vierten Fall, und der ist der ergiebigste: Manche Abläufe existieren nur, weil sie immer existiert haben. Eine Liste, die niemand liest. Ein Bericht, der für einen Mitarbeiter gebaut wurde, der seit drei Jahren woanders arbeitet. Bevor wir etwas bauen, fragen wir deshalb, wer das Ergebnis wirklich braucht und was passiert, wenn es niemand mehr macht. Manchmal lautet die Antwort: nichts. Der schnellste Ablauf ist immer der, den es nicht mehr gibt.

Eine Stunde am Tag.So lange überträgt in vielen Betrieben jemand Zahlen von einem System ins nächste. Auf ein Arbeitsjahr gerechnet sind das 250 Stunden, also gut ein Achtel einer Vollzeitstelle. Diese Stunde beschwert sich bei niemandem. Genau das ist das Problem. Geschäftsführer kennen ihre Kosten genau: Material, Löhne, Fuhrpark, Versicherungen. Was in keiner Auswertung steht, ist die Zeit, die in Abläufen steckt, die nie jemand aufgeräumt hat. Deshalb frage ich in Gesprächen nie zuerst nach dem größten Ärgernis. Das Ärgernis kostet Nerven und ist laut. Die Wiederholung kostet Geld und ist leise. Rechnen können Sie das selbst, Sie brauchen drei Angaben: ▪ Wie oft kommt der Ablauf vor? ▪ Wie lange dauert er jedes Mal? ▪ Wie viele Personen sind beteiligt? Nehmen Sie sich dafür eine Woche und notieren Sie jede Tätigkeit, bei der Informationen von Hand übertragen werden. Sie werden feststellen: Der größte Posten ist selten der, über den am meisten geschimpft wird.