Erst der Ablauf,
dann die Technik.

Das Dokument ist da. Nur findet es niemand.Der eine nennt es Angebot Müller, der andere 2026-04 Angebot, der dritte legt es im Mailanhang ab. Am Ende sucht jeder fünfzehn Minuten, und manchmal wird das Dokument einfach neu gemacht. Die einfache Lösung ist keine Software. Es ist eine Regel: Wie heißen Dateien, und wo liegen sie? Datum vorne, Kunde, dann die Sache. Ein Ort pro Auftrag, an dem alle zuerst schauen. Wer diese Regel hat, kann später automatisieren. Wer sie nicht hat, bekommt ein Dokumentensystem, in dem dasselbe Durcheinander liegt, nur teurer. Erst der Ablauf, dann die Technik.

Nach vier Monaten nutzt es keiner mehr.Fast jeder Betrieb, mit dem wir sprechen, hat diese Erfahrung schon gemacht. Ein Werkzeug wurde eingeführt, alle waren dafür, und heute arbeitet wieder jeder wie vorher. Die Gründe sind fast immer dieselben: ▪ Nur einer im Haus konnte es bedienen. Als der in Urlaub ging, ging es nicht weiter. ▪ Es löste ein Problem, das niemand hatte. Der eigentliche Zeitfresser lag woanders. ▪ Der alte Weg war weiter erlaubt. Wenn der Zettel noch geht, nimmt jemand den Zettel. Deshalb fragen wir vor der Technik immer dasselbe: Wer bedient das, wenn Sie zwei Wochen weg sind, und was passiert mit dem alten Weg. Wer diese zwei Fragen nicht beantworten kann, sollte noch nichts einführen.

Drei Adressen für einen Kunden.Die Rechnungsadresse steht im Buchhaltungsprogramm. Der Ansprechpartner steht im Postfach. Die Notiz, dass er vormittags nie erreichbar ist, steht auf einem Zettel. Wenn der Kunde umzieht, wird eine der drei Stellen geändert. Welche, hängt davon ab, wer den Anruf entgegennimmt. Die einfache Lösung: ein Datensatz pro Kunde, den alle sehen und alle pflegen. Adresse, Ansprechpartner, letzte Aufträge, Notizen. Das ist kein Vertriebssystem für 300 Euro im Monat. Das ist die Entscheidung, dass es eine gültige Fassung gibt statt drei Meinungen. Erst der Ablauf, dann die Technik.