Erst der Ablauf,
dann die Technik.

Der Einsatzplan hängt im Büro.Genau dort, wo die Leute nicht sind, die ihn brauchen. Wer morgens direkt zur Baustelle fährt, ruft an und fragt. Wer abends noch etwas wissen will, findet niemanden mehr. Dazu kommt: Ändert sich etwas, ändert es sich auf dem Whiteboard. Wer schon losgefahren ist, erfährt es per Anruf oder gar nicht. Die einfache Lösung: Derselbe Plan liegt auf dem Handy. Wer wann wo ist, sehen alle, Änderungen kommen sofort an. Das Whiteboard war nie das Problem. Dass es nur an einer Wand hängt, war es. Erst der Ablauf, dann die Technik.

Wir haben 14 Zeitfresser durchgerechnet.Angebote, Rechnungen, Belege, Zeiterfassung, Materialbestellung, Übergaben, Auswertungen und sieben weitere. Für jeden haben wir geprüft: Braucht das wirklich künstliche Intelligenz, oder braucht es einen sauberen Ablauf? Das Ergebnis: Bei zehn von vierzehn braucht es kein einziges KI-Modell. Es braucht eine Verbindung zwischen Systemen, die schon da sind, und eine Regel, die einmal festgelegt wird. Vier profitieren tatsächlich von KI. Zum Beispiel, wenn unstrukturierte Texte gelesen oder Bilder ausgewertet werden müssen. Dort setzen wir sie ein, und nur dort. Wer KI auf einen unaufgeräumten Ablauf setzt, bekommt keinen besseren Ablauf. Er bekommt denselben Ablauf mit einer Rechnung obendrauf.

Wer nicht gezahlt hat, merken Sie beim Blick aufs Konto.Mahnen ist unangenehm. Deshalb wird es verschoben, bis es sich nicht mehr verschieben lässt. Bis dahin sind aus vierzehn Tagen zwei Monate geworden, und das Gespräch wird schwieriger, nicht leichter. Die einfache Lösung ist eine Regel statt Disziplin: Fälligkeit plus sieben Tage, dann geht eine freundliche Erinnerung raus. Automatisch, sachlich, ohne dass jemand sich überwinden muss. Der Nebeneffekt ist der wichtigere. Wenn jeder Kunde dieselbe Erinnerung zur selben Frist bekommt, ist es keine persönliche Eskalation mehr. Es ist einfach Ihr Ablauf. Erst der Ablauf, dann die Technik.