Erst der Ablauf,
dann die Technik.

Das Angebot liegt seit drei Wochen.Niemand hat nachgefasst. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil das Nachfassen an Erinnerung hängt. Erinnerung ist in einem vollen Betrieb der unzuverlässigste Baustein, den es gibt. Sie funktioniert, solange zehn Angebote draußen sind. Bei vierzig funktioniert sie nicht mehr, und man merkt den Unterschied nicht, weil ein vergessenes Angebot keinen Lärm macht. So sieht es aus, wenn der Ablauf die Erinnerung übernimmt: ▪ Jedes Angebot bekommt beim Versand ein Datum und einen Zuständigen. ▪ Nach 14 Tagen ohne Antwort entsteht eine Aufgabe, keine Mail an alle. ▪ Der Stand jedes Angebots ist sichtbar, ohne dass jemand gefragt werden muss. ▪ Wird es angenommen, wird daraus ein Auftrag und keine neue Erfassung. Das ist kein Vertriebssystem für 20.000 Euro. Das ist eine Liste mit Datum, an der eine Erinnerung hängt. Fragen Sie heute einmal nach, wie viele Angebote aus dem September noch ohne Rückmeldung sind. Die Zahl überrascht die meisten.

Im Dezember bauen wir nichts Neues.Das kostet uns Aufträge und wir machen es trotzdem. ▪ Der Jahresabschluss bindet genau die Leute, die eine Einführung tragen müssten. ▪ Urlaub reißt jede Umstellung auseinander, und zwar immer in der zweiten Woche. ▪ Was zwischen zwei Feiertagen anfängt, wird im Januar nicht fortgesetzt, sondern vergessen. Es gibt deshalb zwei brauchbare Zeitpunkte. Jetzt, mit Abschluss vor dem 15. Dezember. Oder der Januar, mit Vorbereitung im Dezember. Was im Dezember dagegen sehr gut funktioniert: aufschreiben, was dieses Jahr Zeit gekostet hat, solange man sich noch ärgert. Diese Liste ist im Januar mehr wert als jedes Angebot.

In zehn Wochen gilt die Pflicht.Für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz beginnt die Ausstellungspflicht am 1. Januar 2027. Alle übrigen folgen 2028. Ob Ihr Betrieb darunter fällt, beurteilt Ihre Steuerkanzlei. Zehn Wochen sind genug, wenn man jetzt anfängt, und knapp, wenn man im Dezember anfängt. Dazwischen liegen Weihnachten und der Jahresabschluss. Was in diesen zehn Wochen wirklich zu tun ist: ▪ Prüfen, was Ihr vorhandenes Programm kann. Oft mehr als gedacht, manchmal steckt es in einem Modul, das nie aktiviert wurde. ▪ Festlegen, wer die ausgehenden Rechnungen erzeugt und wer sie prüft. ▪ Einmal eine echte E-Rechnung an einen echten Kunden schicken, bevor es Pflicht ist. ▪ Klären, was mit den Rechnungen passiert, die Sie empfangen. Die Pflicht dazu läuft seit Januar 2025. Das Format selbst ist der kleinste Teil. Die Arbeit steckt in der Kette davor: Aufmaß, Stunden, Material, Freigabe. Wer diese Kette von Hand führt, bekommt keine Entlastung, sondern eine Pflicht mehr am Ende einer Kette, die ohnehin hakt. Erst der Ablauf, dann das Format.